I. Preámbulo
- Las presentes reglas de gobernanza y la política de privacidad en materia de protección de datos personales (la «Política») tienen como objetivo determinar los principios que deben seguir ConTaxTech Inc. (el «Despacho») y sus representantes al recopilar, utilizar, comunicar, conservar y destruir datos personales.
- La Política prevé, entre otras cosas, el marco de las obligaciones que corresponden al Gabinete, especialmente en lo que respecta a los roles y responsabilidades del responsable del acceso y la protección de la información personal (el "Responsable de la PIP") y de sus empleados en el tratamiento de la información. Los derechos de las personas afectadas por la información personal recopilada, utilizada, comunicada, conservada y destruida por el Gabinete están contenidos en ella, al igual que el proceso de tratamiento de quejas relacionadas con la protección de la información personal.
- La Política se aplica a todos los datos personales relacionados con clientes, proveedores, personal y empleados (las «Personas afectadas»).
II. Consentimiento
Al comunicarse con la Firma, usted acepta quedar vinculado por esta Política y consiente la recogida, uso, divulgación, conservación y destrucción de su información personal de acuerdo con los términos descritos en la Política.
II. Responsabilidades del gabinete y del responsable de la PRP
- El Bufete es responsable de la protección de los datos personales que posee, tanto si están en poder del Bufete como de un tercero, e independientemente de la forma en que se encuentren (escritos, gráficos, sonoros, visuales, informáticos u otros).
- A tal fin, el Gabinete adopta las medidas de seguridad necesarias para proteger esta información de manera acorde con su sensibilidad y adopta la presente Política.
- El responsable de privacidad vela por el cumplimiento y la aplicación de estas normas y de las obligaciones de la empresa en materia de protección de datos personales. En particular, participa en la prevención y gestión adecuada de los incidentes relacionados con la privacidad, en el proceso de tramitación de reclamaciones y en las evaluaciones del impacto sobre la privacidad («EIP»), según proceda.
IV. Modificaciones de la política
El Bufete se reserva el derecho a introducir cambios en la Política en cualquier momento, notificándolo a los Interesados a través de cualquier información de contacto de que disponga. Si los cambios afectan al consentimiento original, la Firma solicitará un nuevo consentimiento, según proceda.
V. La información que recopila el gabinete
Recopilo la siguiente información, en su totalidad o en parte, cuando se pone en contacto conmigo, en particular para servicios contables, fiscales y de asesoramiento :
- Su(s) apellido(s) y nombre(s)
- Su número de la seguridad social
- Su fecha de nacimiento
- Su dirección postal personal
- Su teléfono personal
- Su dirección de correo electrónico personal
- Su información bancaria
- Su estado civil y los datos de su cónyuge y las personas a su cargo
- Sus registros de contabilidad
- Sus declaraciones fiscales y documentos financieros
- Sus números de empresa e identificadores fiscales
- Su información sobre inversiones y activos
VI. Accesibilidad y rectificación
Para acceder a la información personal que la firma tiene sobre usted, obtener una copia o solicitar la modificación de ciertos datos personales que la firma posee sobre usted y que son inexactos, puede hacer la solicitud por escrito. También puede preguntar cómo se utiliza esta información y asegurarse de que sea precisa y completa, y actualizarla si es necesario, en la medida permitida por la ley.
VII. Los fines de la recolección
Le solicito información personal para varios fines, entre ellos:
- Realizar la contabilidad
- Realizar las retenciones en la fuente y las remesas de impuestos
- Elaborar estados financieros
- Completar sus declaraciones de impuestos o de información incluyendo los formularios fiscales
- Gestionar un sindicato de copropiedad
- Comunicarse con las autoridades fiscales
- Cumplir con las diversas normas y requisitos del Orden de los CPA de Quebec
- Acceder a una plataforma en línea para presentar, consultar y firmar documentos
- Cumplir con los requisitos de la legislación
- Realizar análisis financieros y proyecciones
- Proporcionar asesoría en optimización fiscal
- Representar sus intereses ante las autoridades fiscales
- Gestionar disputas fiscales
VIII. Medidas de seguridad
- El despacho aplica medidas de seguridad muy estrictas para proteger sus datos personales contra cualquier acceso, uso, comunicación, modificación no autorizada, pérdida, robo o cualquier otra violación de la seguridad de la información. Los datos recopilados están protegidos por medidas de seguridad informática razonables, teniendo en cuenta su sensibilidad.
Las medidas de seguridad físicas y materiales incluyen:
Restricción del acceso a su información personal a un grupo seleccionado de personas
- Oficinas seguras con acceso controlado
- Destrucción segura de documentos en papel
Las medidas de seguridad informática incluyen:
Uso de contraseñas complejas y autenticación de dos factores
- Uso de plataformas seguras y comunicaciones electrónicas con cifrado AES-256
- Copias de seguridad cifradas fuera del sitio
- Protocolos TLS para todas las comunicaciones electrónicas
- Auditorías de seguridad regulares
IX. Comunicación a terceros
- La información personal recopilada puede ser consultada por mí para los fines establecidos en esta Política y que debo cumplir, o por terceros en virtud de contratos de servicios, comerciales o de mandato limitado
- Como se menciona en la sección anterior sobre medidas de seguridad, en estos casos, los contratos garantizan que respetan la confidencialidad y seguridad de su información personal y la utilizan únicamente para los fines del contrato, mandato o servicio que están ejecutando.
Los terceros con los que el Despacho puede compartir información incluyen:
- Agencia de Ingresos de Canadá y Revenu Québec
- Instituciones financieras para el procesamiento de pagos
- Otros profesionales (abogados, notarios) cuando sea necesario para su expediente
- Proveedores de software contable seguros
- Servicios de almacenamiento en la nube seguros
La información sobre los datos de inscripción móvil y correos electrónicos para el boletín (datos de opt-in) no será compartida con terceros.
X. Retiro del consentimiento
Puede modificar o retirar su consentimiento para la recopilación, uso y comunicación de la información personal que le concierne en cualquier momento enviando un aviso por escrito al Responsable de la PRP. El gabinete atenderá su solicitud a la brevedad posible. Entiende que ciertas funcionalidades pueden no estar disponibles o estarán restringidas tras la retirada de su consentimiento en relación con esta Política.
XII. Destrucción o anonimización
Si se alcanzan los fines para los cuales se han recopilado los datos, el despacho los destruirá de manera segura o los anonimizará de acuerdo con las modalidades permitidas por la ley para utilizarlos con fines serios y legítimos, sujeto a un plazo de conservación previsto por la ley.
El plazo de conservación es de 6 años después de la última actividad.
XII. Portabilidad de los datos personales
A su solicitud, podré comunicar a un tercero ciertos datos personales que tengo en mi posesión, sujeto a las limitaciones legales y a los requisitos del Orden de los CPA de Quebec.
XIII. Registros
La Empresa toma todas las medidas razonables para reducir cualquier riesgo de que su información se vea comprometida y mantiene un registro de cualquier incidente que pueda comprometer su confidencialidad. En caso de riesgo grave para la confidencialidad de su información, se le notificará de la siguiente manera.
XIV. Proceso de evaluación
La empresa llevará a cabo una evaluación de la PIA en caso de que se proponga la adquisición o el rediseño de mis sistemas informáticos que impliquen información personal. Esta evaluación se llevará a cabo en consulta con el responsable de PRP y tendrá en cuenta la sensibilidad, la cantidad y la finalidad de la información en cuestión.
XV. Queja y proceso de tratamiento
- Cualquier Persona afectada por datos personales recogidos, utilizados, comunicados o conservados por la Empresa puede presentar una reclamación ante el Responsable de PRP. La reclamación deberá formularse por escrito e indicar la naturaleza de los hechos objeto de la reclamación, la fecha en que se produjo el incidente y las expectativas en cuanto al resultado de la reclamación. El Responsable de PRP acusará recibo de la reclamación y la tramitará en un plazo máximo de 20 días hábiles.
- La Firma examina todas las quejas relacionadas con la protección de la privacidad y toma las medidas adecuadas para resolverlas. Si desea más información sobre el tratamiento de datos personales, póngase en contacto con:
Alexandre Martel, LL.M. Fisc, MBA, CPA
Responsable del acceso y la protección de los datos personales
1321, calle de la Providencia
Longueuil, QC J4K 1B3
Teléfono: 450-897-0909
Correo electrónico:info@contaxtech.ca
XVII. Cookies y tecnologías de seguimiento
El despacho utiliza cookies y tecnologías similares para:
- Asegurar el buen funcionamiento del sitio web (cookies esenciales)
- Analizar la audiencia y mejorar la experiencia del usuario
- Personalizar el contenido para los visitantes recurrentes
Las cookies se clasifican en varias categorías:
- Cookies estrictamente necesarias: Indispensables para el funcionamiento del sitio
- Cookies de rendimiento: Para analizar el uso del sitio
- Cookies de funcionalidad: Para recordar sus preferencias
- Cookies de marketing: Para mostrar anuncios dirigidos (con consentimiento)
- Puede gestionar sus preferencias a través de nuestro banner de consentimiento o los ajustes de su navegador.
XVIII. Herramientas de análisis
Google Analytics: El gabinete utiliza este servicio para :
Medir la audiencia del sitio web
Analizar el comportamiento de los visitantes
- Mejorar los servicios en línea del gabinete
Meta Pixel: El gabinete utiliza este servicio para :
- Medir la efectividad de los anuncios de Facebook/Instagram del gabinete
- Entender las acciones de los visitantes después de ver los anuncios del gabinete
Los datos son anonimizados y se conservan por un máximo de 26 meses.
XIX. Publicidad en línea
Google Ads : Le cabinet utilise:
- El seguimiento de conversiones para medir la efectividad de las campañas del gabinete
- El remarketing para dirigirnos a los visitantes que han mostrado interés en nuestros servicios
- Las audiencias similares para alcanzar nuevos clientes potenciales
Redes sociales: Nuestras campañas en Facebook, Instagram, LinkedIn pueden utilizar :
- El seguimiento de conversiones
- El retargeting de visitantes
- El análisis del recorrido del cliente
Puede desactivar la publicidad personalizada a través de los ajustes de cada plataforma.
XX. Herramientas profesionales
Odoo: El sistema de gestión integrado del gabinete utiliza :
- Cookies de sesión para la autenticación segura
- El seguimiento de actividades para la facturación y la gestión de archivos
- Análisis internos para mejorar los procesos del gabinete
Software contable: Las plataformas utilizadas por el gabinete (ej: QuickBooks, Sage) pueden :
- Registrar metadatos sobre el uso
- Recopilar datos técnicos para soporte
- Generar informes de uso anonimizados
Servicios en la nube: Nuestros proveedores de almacenamiento (ej: Odoo, OneDrive) implementan :
- Registros de acceso para la seguridad
- Análisis de uso para el mantenimiento
XXI. Gestión de preferencias
Puede controlar las tecnologías de seguimiento a través de :
La bannière de consentement aux cookies du Cavbinet
La configuración de su navegador (desactivación de cookies)
Las plataformas de gestión de preferencias publicitarias :
Opt-out de la Iniciativa de Publicidad en Red (
- Algunas funciones del sitio pueden estar limitadas si desactiva las cookies esenciales.
- Para cualquier pregunta específica sobre estas tecnologías, contacte al responsable de la PRP.
XXII. Boletines informativos y comunicaciones electrónicas
Suscripción: Cuando se suscribe al boletín del gabinete:
- El gabinete solo recopila su nombre completo, dirección de correo electrónico y número de teléfono
- Utilizamos el doble consentimiento (opt-in) conforme a la Ley canadiense anti-spam (LCAP)
- Recibirá un correo electrónico de confirmación antes de cualquier comunicación
Contenido: Los boletines del Gabinete pueden incluir :
- Noticias fiscales y contables
- Consejos financieros prácticos
- Ofertas de servicios relevantes
- Invitaciones a webinars o eventos
Seguimiento: El Gabinete analiza :
- Tasa de apertura (con píxeles de seguimiento)
- Clics en los enlaces (con redirecciones rastreadas)
- Cancelaciones de suscripción y quejas
Estos datos se utilizan para mejorar la comunicación del Gabinete y no se comparten.
XXIII. Marketing saliente (outbound)
Enfoque profesional: Nuestras campañas salientes (llamadas/correos) :
- Se dirigen exclusivamente a profesionales/empresas (B2B)
- Respetan las listas de no solicitación (NEADS)
- Se basan en relaciones existentes o intereses manifestados
Fuentes de contactos: El Gabinete puede utilizar :
- Sus datos de contacto profesionales públicos (sitio web/LinkedIn)
- Recomendaciones de clientes existentes (con consentimiento)
- Listas de eventos profesionales a los que se ha inscrito
Gestión de preferencias :
- Toda comunicación incluye una opción clara de cancelación de suscripción
- Las solicitudes de eliminación se procesan en un plazo de 48 horas
- Puede especificar sus canales de comunicación preferidos
XXIV. Base legal del Marketing
Las actividades de marketing del Gabinete se basan en :
Consentimiento explícito(para los boletines informativos)
- Interés legítimo(para comunicaciones B2B relevantes)
- Relación contractual existente(actualizaciones importantes)
Cumplimiento con:
- Ley canadiense anti-spam (LCAP)
- Ley 25 de Quebec (consentimiento claro y fácil de retirar)
- Reglas de ética del Orden de los CPA
Esta Política es conforme a las leyes canadienses sobre la protección de la información personal, incluyendo la Ley de Protección de la Información Personal y Documentos Electrónicos (LPRPDE) y la Ley 25 de Quebec.