I. Préambule

1. Les présentes règles de gouvernance et la politique de confidentialité en matière de protection des renseignements personnels (la « Politique ») visent à déterminer les principes que doivent suivre ConTaxTech Inc. (le « Cabinet ») et ses représentants lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels.
2. La Politique prévoit entre autres l’encadrement des obligations incombant au Cabinet notamment quant aux rôles et responsabilités du responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels (le « Responsable de la PRP ») et de ses employés dans le traitement des renseignements. Les droits des personnes concernées par les renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés et détruits par le Cabinet y sont contenus, tout comme le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
3. La Politique s’applique à l’égard de tous les renseignements personnels relatifs aux clients, les fournisseurs, le personnel et employés (les « Personnes concernées »).

II. Consentement

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En communiquant avec le Cabinet, vous acceptez d’être lié par la présente Politique et vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, communiqués, conservés et détruits conformément aux modalités décrites à la Politique

III. Responsabilités du cabinet et du responsable de la PRP

1. Le Cabinet est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient, que leur conservation soit assurée par lui ou par un tiers et quelle que soit leur forme (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).
2. À ce titre, le Cabinet prend les mesures de sécurité qui s’imposent pour protéger ces renseignements de manière proportionnelle à la sensibilité de ceux-ci et se dote de la présente Politique.
3. Le Responsable PRP du Cabinet assure le respect et la mise en oeuvre des présentes règles et des obligations du Cabinet en matière de protection des renseignements personnels. Il participe notamment à la prévention et à la gestion adéquate des incidents de confidentialité, au processus de traitement des plaintes et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») au besoin.

IV. Modifications de la politique

Le Cabinet se réserve le droit d’apporter des modifications à la Politique à tout moment en avisant en envoyant un avis aux Personnes concernées par le biais de toute information de contact à notre disposition. Si les modifications touchent le consentement initial, le Cabinet recueillera un nouveau consentement, le cas échéant.

V. Les renseignements que le Cabinet recueille

Le Cabinet recueille les renseignements suivants, en tout ou en partie, lorsque vous communiquez avec lui, notamment pour les services de comptabilité, fiscalité et services-conseils :

1. Vos nom(s) et prénom(s)
2. Votre numéro d’assurance sociale
3. Votre date de naissance
4. Votre adresse postale personnelle
5. Votre téléphone personnel
6. Votre courriel personnel
7. Vos informations bancaires
8. Votre état civil ainsi que les mêmes informations sur votre conjoint, époux et vos personnes à charge
9. Vos registres comptables
10. Vos déclarations fiscales et documents financiers
11. Vos numéros d'entreprise et identifiants fiscaux
12. Vos informations sur les investissements et actifs

VI. Accessibilité et rectification

Pour avoir accès aux renseignements personnels que le Cabinet détient à votre sujet, en obtenir copie ou faire modifier certains renseignements personnels que le Cabinet détient à votre sujet qui sont inexacts, vous pouvez lui en faire la demande par écrit. Vous pouvez aussi demander comment ces renseignements sont utilisés et vous assurer que ceux-ci sont exacts et complets, et les mettre à jour au besoin, dans la mesure permise par la loi.

VII. Les finalités de la collecte

Le Cabinet vous demande des renseignements personnels nécessaires à diverses fins, dont :

1. Effectuer la tenue de livres
2. Effectuer les retenues à la source et les remises de taxes
3. Dresser des états financiers
4. Compléter vos déclarations de revenus ou de renseignements incluant les feuillets fiscaux
5. Gérer un syndicat de copropriété
6. Communiquer avec les autorités fiscales
7. Répondre aux diverses normes et exigences de l'Ordre des CPA du Québec
8. Accéder à une plateforme en ligne pour déposer, consulter et signer des documents
9. Satisfaire aux exigences de la législation
10. Effectuer des analyses financières et des projections
11. Fournir des conseils en optimisation fiscale
12. Représenter vos intérêts auprès des autorités fiscales
13. Gérer les litiges fiscaux

VIII. Mesures de sécurité

1. Le cabinet applique des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation, communication, modification non autorisée, perte, vol, ou toute autre atteinte à la sécurité des renseignements. Les renseignements recueillis sont protégés par des mesures de sécurité informatique raisonnables compte tenu de leur sensibilité.

2. Les mesures de sécurité physiques et matérielles comprennent :

   1. 1. Restriction de l'accès à vos renseignements personnels à un groupe sélectionné de personnes

      2. Bureaux sécurisés avec accès contrôlé
      3. Destruction sécurisée des documents papier

3. Les mesures de sécurité informatiques comprennent :

   1. 1. Utilisation de mots de passe complexes et authentification à deux facteurs

      2. Utilisation de plateformes sécurisées et communications électroniques avec chiffrement AES-256
      3. Sauvegardes cryptées hors site
      4. Protocoles TLS pour toutes les communications électroniques
      5. Audits de sécurité réguliers

IX. Communication à des tiers

1. Les renseignements personnels recueillis sont accessibles par le Cabinet pour en faire l'utilisation prévue par la présente Politique et à laquelle il doit se conformer ou à des tiers dans le cadre de contrats de service, d'entreprise ou de mandat restreints.
2. Comme mentionné à la section précédente sur les mesures de sécurité, dans de tels cas, les contrats s'assurent de respecter la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et à les utiliser uniquement aux fins du contrat, du mandat ou du service qu'ils exécutent.

3. Les tiers avec lesquels le Cabinet peut partager des informations comprennent :

   1. Agence du revenu du Canada et Revenu Québec
   2. Institutions financières pour le traitement des paiements
   3. Autres professionnels (avocats, notaires) lorsque requis pour votre dossier
   4. Fournisseurs de logiciels comptables sécurisés
   5. Services de stockage cloud sécurisés

4. L'information concernant les données d'inscription mobile et de courriels pour l'infolettre (opt-in data) ne sera pas partagé avec des tiers.

X. Retrait du consentement

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels vous concernant en tout temps par l’envoi d’un avis écrit au Responsable de la PRP. La Cabinet traitera votre demande dans les meilleurs délais. Vous comprenez que certaines fonctionnalités ne pourront plus être accessibles ou seront restreintes suivant le retrait de votre consentement relatif à la présente Politique.

XI. Destruction ou anonymisation

Si les fins pour lesquelles les renseignements ont été collectés sont atteintes, le Cabinet les détruira de manière sécuritaire ou les anonymisera selon les modalités permises par la loi pour l'utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d'un délai de conservation prévu par la loi.

Le délai de conservation est de 6 ans après la dernière activité.

XII. Portabilité des renseignements personnels

À votre demande, le Cabinet pourra communiquer à un tiers certains renseignements personnels qu'il a en sa possession, sous réserve des limitations légales et des exigences de l'Ordre des CPA du Québec.

XIII. Registres

Le Cabinet prend toutes les mesures raisonnables pour diminuer tout risque de compromettre vos renseignements et tient un registre de tout incident susceptible de compromettre leur confidentialité. Dans l'éventualité d'un risque sérieux quant à leur confidentialité, vous serez avisé.

XIV. Processus d'évaluation

Le Cabinet procédera à une évaluation des EFVP s'il survient tout projet d'acquisition ou refonte de ses systèmes informatiques qui implique les renseignements personnels. Celle-ci se fait en consultation avec le Responsable de la PRP en fonction notamment de la sensibilité des renseignements concernés, de leur quantité et de leur finalité.

XV. Plainte et processus de traitement

1. Toute Personne concernée par un renseignement personnel recueilli, utilisé, communiqué ou conservé par le Cabinet peut déposer une plainte au Responsable de la PRP. La plainte doit être formulée par écrit et indiquer la nature des faits reprochés, la date à laquelle l’incident s’est produit, ainsi que les attentes quant à l’issue de la plainte. Le Responsable PRP accuse réception de la plainte et traite celle-ci dans un délai d’au plus 20 jours ouvrables.
2. Le Cabinet examine toutes les plaintes relatives à la protection de la vie privée et prend les mesures appropriées pour les résoudre. Pour toute information additionnelle concernant la manière dont le Cabinet traite les renseignements personnels, veuillez-vous adresser à :

​Alexandre Martel, LL.M. Fisc, MBA, CPA

Responsable de l'accès et de la protection des renseignements personnels

1321, rue de la Providence

Longueuil, QC J4K 1B3

Téléphone: 450-897-0909

Courriel: info@contaxtech.ca

 XVI. Cookies et technologies de suivi

1. Le Cabinet utilise des cookies et technologies similaires pour :

   1. 1. Assurer le bon fonctionnement du site web (cookies essentiels)
      2. Analyser l'audience et améliorer l'expérience utilisateur
      3. Personnaliser le contenu pour les visiteurs récurrents

2. Les cookies sont classés en plusieurs catégories :

   1. 1. Cookies strictement nécessaires : Indispensables au fonctionnement du site
      2. Cookies de performance : Pour analyser l'utilisation du site
      3. Cookies de fonctionnalité : Pour mémoriser vos préférences
      4. Cookies marketing : Pour afficher des publicités ciblées (avec consentement)
3. Vous pouvez gérer vos préférences via notre bannière de consentement ou les paramètres de votre navigateur.

XVII. Outils d'analyse

1. Google Analytics : Le cabinet utilise ce service pour :

   1. 1. Mesurer l'audience du site web

      2. Analyser le comportement des visiteurs

      3. Améliorer les services en ligne du Cabinet

2. Meta Pixel : Le cabinet utilise ce service pour :

   1. 1. Mesurer l'efficacité des publicités Facebook/Instagram du Cabinet
      2. Comprendre les actions des visiteurs après avoir vu les annonces du Cabinet

Les données sont anonymisées et conservées pour un maximum de 26 mois.

XVIII. Publicité en ligne

1. Google Ads : Le Cabinet utilise:

   1. 1. Le suivi des conversions pour mesurer l'efficacité des campagnes du Cabinet
      2. Le remarketing pour cibler les visiteurs ayant montré un intérêt pour ses services
      3. Les audiences similaires pour atteindre de nouveaux clients potentiels

2. Réseaux sociaux : Les campagnes sur Facebook, Instagram, LinkedIn peuvent utiliser :

   1. 1. Le suivi des conversions
      2. Le reciblage des visiteurs
      3. L'analyse du parcours client

Vous pouvez désactiver la publicité personnalisée via les paramètres de chaque plateforme.

XIX.  Outils professionnels

1. Odoo : Le système de gestion intégré du Cabinet utilise :

   1. 1. Des cookies de session pour l'authentification sécurisée
      2. Le suivi des activités pour la facturation et la gestion des dossiers
      3. Des analyses internes pour améliorer les processus du Cabinet

2. Logiciels comptables : Les plateformes utilisées par le Cabinet (ex: QuickBooks, Sage) peuvent :

   1. 1. Enregistrer des métadonnées sur l'utilisation
      2. Collecter des données techniques pour le support
      3. Générer des rapports d'utilisation anonymisés

3. Services cloud : Les fournisseurs de stockage du Cabinet (ex: Odoo, OneDrive) implémentent :

   1. 1. Des journaux d'accès pour la sécurité
      2. Des analyses d'utilisation pour la maintenance

XX. Gestion des préférences

Vous pouvez contrôler les technologies de suivi via :

1. La bannière de consentement aux cookies du Cabinet

2. Les paramètres de votre navigateur (désactivation des cookies)

3. Les plateformes de gestion des préférences publicitaires :

   1. 1. Google Ads Preferences

      2. Facebook Ad Preferences

      3. Opt-out du Network Advertising Initiative (NAI)

4. Certaines fonctionnalités du site pourraient être limitées si vous désactivez les cookies essentiels.
5. Pour toute question spécifique sur ces technologies, contactez le responsable de la PRP.

XXI.  Infolettres et communications électroniques

1. Abonnement : Lorsque vous vous abonnez à l'infolettre du Cabinet:

   1. 1. Le Cabinet collecte uniquement votre nom complet, adresse courriel et numéro de téléphone
      2. Le Cabinet utilise le double consentement (opt-in) conforme à la Loi anti-pourriel canadienne (LCAP)
      3. Vous recevez un courriel de confirmation avant toute communication

2. Contenu : Les infolettres du Cabinet peuvent inclure :

   1. 1. Actualités fiscales et comptables
      2. Conseils financiers pratiques
      3. Offres de services pertinentes
      4. Invitations à des webinaires ou événements

3. Suivi : Le Cabinet analyse :

   1. 1. Taux d'ouverture (avec pixels de suivi)
      2. Clics sur les liens (avec redirections tracées)
      3. Désabonnements et plaintes

Ces données servent à améliorer la communication du Cabinet et ne sont pas partagées.

XXII. Marketing sortant (outbound)

1. Approche professionnelle : Les campagnes sortantes du Cabinet (appels/emails) :

   1. 1. Ciblent exclusivement des professionnels/entreprises (B2B)
      2. Respectent les listes de non-sollicitation (NEADS)
      3. S'appuient sur des relations existantes ou des intérêts manifestés

2. Sources des contacts : Le Cabinet peut utiliser :

   1. 1. Vos coordonnées professionnelles publiques (site web/LinkedIn)
      2. Recommandations de clients existants (avec consentement)
      3. Listes d'événements professionnels où vous vous êtes inscrit

3. Gestion des préférences :

   1. 1. Toute communication inclut une option de désabonnement claire
      2. Les demandes de retrait sont traitées sous 48h
      3. Vous pouvez préciser vos canaux de communication préférés

XXIII. Base légale du Marketing 

1. Les activités marketing du Cabinet reposent sur :

   1. 1. Consentement explicite (pour les infolettres)

      2. Intérêt légitime (pour les communications B2B pertinentes)
      3. Relation contractuelle existante (mises à jour importantes)

2. Conformité avec :

   1. 1. Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)
      2. Loi 25 du Québec (consentement clair et retrait facile)
      3. Règles de déontologie de l'Ordre des CPA

Cette Politique est conforme aux lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Loi 25 du Québec.