Una hermosa mañana, recibe una solicitud de un corredor de bienes raíces sobre una solicitud de información para la venta de un condominio en copropiedad que forma parte del Sindicato de copropiedad (SDC) del cual usted es administrador. Se le pide que complete rápidamente el formulario DRCOP — Solicitud de información al sindicato de copropietarios como suele hacer, pero también se le solicita que complete una Certificación del sindicato sobre el estado de la propiedad en copropiedad esta vez. ¿Tiene toda la información financiera a mano para poder completar estos dos documentos? Aquí hay algunos consejos para ayudarle en 10 puntos.
5 MANERAS DE MEJORAR SU GESTIÓN OPERATIVA:
- Dominar su declaración de copropiedad (DDC) y sus reglamentos
Varias respuestas ya se encuentran en la DDC y sus reglamentos, en particular:
a- El período cubierto por el pago de las cuotas de condominio
b- Cuotas adicionales por el uso exclusivo de una parte común
c- Reglamentos adoptados o que podrían serlo y registrados en el registro de la copropiedad además de las disposiciones de la copropiedad
- Asegurar el inmueble según la última evaluación del costo de reconstrucción o carta de indexación
- Según el artículo 1073 del Código Civil de Quebec, el costo de reconstrucción de un inmueble gestionado por el SDC debe ser evaluado obligatoriamente cada cinco años por un evaluador acreditado. Deberá proporcionar la siguiente información:
a- La póliza de seguro
b- El valor de reemplazo establecido o certificado por un profesional competente
c- El monto de la franquicia más alta prevista por los seguros contratados por el sindicato
El asegurador podría solicitar una carta de indexación o hacer su propio cálculo para el aumento del valor entre las fechas de evaluación.
- Realizar el estudio del fondo de previsión antes del 14 de agosto de 2028:
- ¿Cuánto se debe presupuestar para el fondo de previsión? Si no se realiza ningún estudio del fondo de previsión, el mínimo a contribuir es al menos el 5% de los gastos de condominio en ausencia de estudio. Si se realiza un estudio del fondo de previsión, deberá indicar la recomendación del estudio del fondo de previsión respecto al monto que debe estar disponible en este fondo al inicio del año en curso.
Al realizar su estudio del fondo de previsión antes de la fecha de entrada obligatoria, usted:
Asegurar la disponibilidad de un proveedor
Evitar pagar demasiado en el año en que esto será obligatorio (demasiadas solicitudes en relación con el número de proveedores disponibles)
- Determinar un monto más confiable de contribución al fondo de previsión que los montos arbitrarios indicados en el Código Civil de Quebec que podrían no ser representativos del valor de los trabajos futuros.
- Hacer el libro de mantenimiento antes del 14 de agosto de 2028 y un seguimiento de los trabajos:
- Deberá indicar los siguientes elementos:
- a- Inspecciones y peritajes realizados a iniciativa del sindicato, durante los últimos 5 años, que hayan tratado sobre el estado general del edificio o de uno de sus principales componentes;
b- Reparaciones mayores y reemplazos realizados en las áreas comunes durante los últimos 5 años, así como la fecha de estos trabajos y su costo;
c- ¿Cuáles serán los trabajos de los próximos 10 años? Es difícil cuantificar si no eres un ingeniero, un tasador certificado, un arquitecto o un tecnólogo profesional. Estos profesionales pueden preparar el libro de mantenimiento y indicarte las reparaciones mayores y los reemplazos previstos en las áreas comunes durante los próximos 10 años, así como la fecha y el costo estimado de estos trabajos.
- Documentar las actas durante las reuniones de manera exhaustiva
- Varios de los datos solicitados se encuentran en comunicaciones, en particular:
- 1. Monto y fecha de exigibilidad de las contribuciones
a. Aprobadas que aún no son exigibles
b. A prever
2. Litigios en curso en los que el sindicato es parte y que están sujetos a un procedimiento ante un tribunal;
a. Procedimientos judiciales
b. Negociaciones o procedimientos de arbitraje en curso
c. Requerimientos contra el sindicato o por él contra un tercero o un copropietario
d. Fallos emitidos en espera de ejecución
3. Indemnizaciones pagaderas a las fracciones que son objeto de la venta
4. Avisos transmitidos o a punto de ser transmitidos en contravención al vendedor que generan repercusiones para el comprador
5. Trabajos realizados en la parte privativa que afectan las áreas comunes y para los cuales se debió haber otorgado una autorización
6. Factores relacionados con el inmueble que pueden disminuir significativamente su valor o aumentar sus gastos
7. Decisiones extraordinarias sobre trabajos de transformación, ampliación o mejoras en las áreas comunes de los últimos dos años
8. Sinistros que han afectado, en los últimos 5 años, la parte privativa objeto de la venta o las áreas comunes del inmueble
9. Modificaciones realizadas en los últimos 3 años a la declaración de copropiedad
5 MANERAS DE MEJORAR SU GESTIÓN FINANCIERA
Tener siempre una contabilidad actualizada
Se plantean varias preguntas sobre los gastos de condominios para determinar si hay morosidad, preparar los ajustes del memorando de distribuciones con el notario o bien determinar los costos futuros a incurrir para el futuro copropietario.
- Al mantener actualizados sus libros de cuentas reconciliando las diferentes operaciones una vez al mes, podrá responder a todas las preguntas relacionadas con:
- Gastos de condominios :
- Fecha en la que se pagaron los últimos
- Monto exigido anualmente en los últimos 3 años
- Monto pagado anualmente en los últimos 3 años
- Saldos de fondos :
- Administración (liquidez para pagar los gastos corrientes)
- Autoaseguramiento
- Previsión
- Todo esto puede ser preparado con una hoja de cálculo o un software contable, teniendo en cuenta el volumen de transacciones y el tamaño de la copropiedad.
2. Preparar la información financiera según la contabilidad por fondos
- La información financiera incluye, entre otros, el balance, el estado de resultados y un estado de deudas y cuentas por cobrar. Deberá proporcionar el monto del superávit o déficit anual de los 3 últimos estados financieros. Para las necesidades de la gestión interna, la contabilidad por fondos permite un mejor control sobre los recursos reservados en los estados financieros para fines específicos. Al presentar los saldos por fondo, se permite distinguir las operaciones entre los diferentes fondos:
Administración
Autoaseguramiento
Previsión
Otros fondos obligatorios según su DDC
Otros fondos constituidos (ej.: imprevistos)
3.Mantener actualizada la información en el Registro de Empresas de Quebec (REQ)
- El número de empresa se puede encontrar fácilmente realizando una búsqueda por nombre en el REQ. Puede consultar la inscripción y hacer las modificaciones necesarias mediante una actualización anual o corriente (ej.: fin o inicio del mandato de un administrador).
- Necesitará una identificación válida que incluya la fecha de nacimiento (ej.: pasaporte, licencia de conducir, una tarjeta de seguro médico provincial válida) para hacer una modificación a los administradores.
4.Conocer el cierre de su año fiscal y hacer sus declaraciones de impuestos dentro de los plazos establecidos
- Las SDC deben presentar anualmente declaraciones de impuestos dentro de un plazo de 6 meses después del cierre de su ejercicio fiscal, pero ¿cuál es esa fecha? Se encuentra en su declaración de copropiedad o puede elegirla durante el primer año fiscal.
- La Agencia de Ingresos de Quebec (ARQ) puede imponer penalidades por no presentación de 25 $ por día, hasta un máximo de 2,500 $.
- Para completar las declaraciones de impuestos, el SDC deberá tener 3 cuentas:
- Número de empresa de Quebec (NEQ): 10 dígitos según el REQ
- Número de empresa federal de la ARC (NE): 9 dígitos y RC0001
- Número de identificación provincial de la ARQ (NIQ): 10 dígitos y IC0001
- La inscripción ante la ARC y la ARQ puede hacerse en línea por los administradores.
- Un administrador presidente, secretario, tesorero o vicepresidente puede dar acceso en línea a Mi archivo de empresa para la ARC y la ARQ a un representante autorizado (ej.: Contador público certificado [CPA]) para la preparación de las declaraciones de impuestos si esta tarea se subcontrata.
5.Preparar un presupuesto completo y realista
- Al haber realizado el estudio del fondo de previsión, habrás determinado el monto para las contribuciones a los fondos de previsión, pero ¿qué pasa con el fondo de autoaseguramiento y el fondo de administración?
- Según el artículo 2 delReglamento que establece diversas medidas en materia de seguros de condominios, el fondo de autoaseguramiento debe contener el monto de la franquicia más alta, excepto la de terremoto o por inundación. Si se utiliza un monto, el saldo debe ser reembolsado en un máximo de dos ejercicios financieros, dependiendo del monto utilizado.
- Los gastos del fondo de administración pueden determinarse de diversas maneras. Por ejemplo, pueden basarse en el último ejercicio si son representativos del futuro, en las propuestas obtenidas o en estimaciones de los gastos previstos para el siguiente ejercicio, o incluso en provisiones para el futuro.
- Deberá proporcionar este presupuesto, que puede ir acompañado de una tabla de contribuciones mensuales para cada unidad, para el año fiscal en curso. Esto indicará:
- Monto mensual de los gastos de condominio
- El déficit operativo o el superávit con explicaciones